Едем в новый офис: 6 условий удачного переезда

Смена офиса — задача, решать которую хоть раз со дня своего основания приходилось каждой компании. Чаще всего переезд происходит в целях экономии или по причине расширения штата сотрудников. Главное при транспортировке — немного преувеличить масштаб предстоящих временных и физических затрат. В офисе почти наверняка найдутся непонятно откуда взявшиеся вещи, а упаковка и перевозка мебели, оргтехники и коробок с документами может занять намного больше времени, чем это изначально предполагалось.

Советы опытных перевозчиков помогут организовать процесс переезда и избежать хаоса в документах, срыва важных встреч и томительного ожидания. В первую очередь составьте временной и ситуационный план переезда, в котором будет указано кто, где, когда и за что именно отвечает.

Основные этапы переезда: 

  • Оповещение сотрудников, деловых партнеров, клиентов и поставщиков о переезде офиса. Информировать всех необходимо минимум за три месяца до смены адреса. Используйте все каналы для распространения новости: доску объявлений, корпоративный сайт, рассылку на официальных бланках компании. Чем более четко будет представлена информация, тем меньше проблем возникнет.
  • Поиск транспорта и грузчиков. Сделать это необходимо заранее. В случае бюджетного переезда роль грузчиков могут выполнить сотрудники компании.
  • Подготовка упаковочного материала: коробок, вспененного полиэтилена, гофрокартона, воздушно-пузырчатой пленки, маркеров, скотча, ножниц и т.д. Все, что необходимо для упаковки вещей с личного рабочего места, необходимо предоставить сотрудникам заранее. Наверняка они захотят самостоятельно сложить содержимое своего стола. Заказать упаковочный материал можно в мувинговой компании.

Заказать перевозку

  • Маркировка имущества по общей схеме: имя сотрудника — зона его нового рабочего места — квадрат — номер рабочего места. Обязательно нанесите маркировку на канцелярские приборы, МФУ, обогреватели, вентиляторы и другие офисные принадлежности, чтобы не оказаться жертвой принципа «не подписано, кому принадлежит — значит, коллективное».
  • Разработка плана, по которому будет выполнена расстановка мебели в новом офисе. Деление офисного пространства на зоны и квадраты. Ситуационный план необходимо составлять с учетом расположения розеток в помещении. При определении места, где будет стоять стол, принимается во внимание как минимум метр дополнительного пространства для каждого рабочего места.
  • Заключение договоров с провайдером и поставщиком телефонных услуг. Оплата счетов. Подбор грузчиков и клининговой компании.
  • Обновление контактной информации на календарях, визитках и сувенирной продукции.
  • Размещение новых реквизитов на корпоративном сайте: почтового индекса, адреса, телефонов и схемы проезда.

ЗАКАЗАТЬ

Чтобы переезд происходил четко и слаженно, необходимо назначить из числа сотрудников двух координаторов, один из которых во время переезда будет контролировать процесс в старом офисе, а другой — займется этим по новому адресу. Кроме того, организуйте вывоз мусора, так как его почти наверняка будет намного больше, чем в состоянии вынести штатная уборщица.